Оптимізація процесу запобігання дебіторської заборгованості на рівні адміністрування робочих процесів в компанії

Важко не погодитися, що прагнення до розвитку бізнесу з мінімізацією тимчасових і ресурсних витрат для власника бізнесу і менеджменту компанії є цілком зрозумілим і природнім в умовах глобалізаційних процесів. Однак, надзвичайна економія одних ресурсів компанії може на певному етапі викликати набагато більше інших додаткових розтрат в майбутньому.

Здається що, прості істини, які не потребують додаткового повторення і акцентів, вимагають уваги, так як, нехтуючи ними, власник бізнесу або топ-менеджмент може зіткнутися з ситуацією, до якої не будуть готові ні юридично, ні економічно, ні стратегічно. Як у великій, так і в середній компанії кожен структурний відділ спрямований на виконання своєї чітко передбаченої трудової функції. Якщо компанія велика, зі складною структурою як по вертикалі, так і по горизонталі, то, як правило, структурні одиниці вступають в робочий діалог тільки на етапі виникнення якоїсь конкретної проблеми. Показовою є ситуація, коли штатні юристи компанії дізнаються про факт проблемної заборгованості, коли строки звернення до суду щодо стягнення боргу вже пройшли або боржник знаходиться на стадії банкрутства. Це тягне за собою ланцюгову реакцію, адже, якщо один відділ упустив якийсь момент, то, як правило, «вирівнювати» ситуацію доведеться колективно і юристам, і економічному сектору компанії.

Підходити до питання запобігання зазначеної ситуації варто комплексно, в першу чергу з боку адміністрування роботи компанії. Для мінімізації ризиків виникнення проблемної заборгованості, яка може спричинити за собою значні збитки для компанії, необхідно побудувати взаємоузгоджену роботу юристів і фінансового відділу компанії. Намагайтеся автоматизувати контрольну роботу всіх структурних відділів компанії в одній програмі (наприклад, АБ Офіс, Exсel, Bitrix24, спеціально розробленою індивідуальною програмою для компанії) або за допомогою локальної мережі. З особистого досвіду можна підтвердити, що використання уніфікованої програми в роботі дозволяє фінвідділу формувати списки боржників, договірному відділу – моніторити терміни дії договорів щодо конкретних контрагентів, претензійному відділу – контролювати терміни відправки претензій, складань позовних заяв. Зазначена інформація завжди буде доступна і актуальна всім до ознайомлення, і неважливо, чи є співробітник на роботі, чи перебуває він на зустрічі з клієнтом або у відпустці. Варто відзначити, що менеджменту компанії і власникам бізнесу буде простіше відслідковувати етап на якому існуюча заборгованість перетворюється в проблемну. При цьому, робота буде чітко налагоджена і спланована, кожен відділ буде зайнятий виключно своїми обов’язками, матиме достатній обсяг необхідної інформації для роботи, не привертаючи в свої робочі процеси інших співробітників. Завдяки ефективному адмініструванню робочих процесів, можна заощадити не тільки час, фінанси, трудовитрати, а також забезпечити стабільність роботи компанії, що є немало важливим.